1. Отказное Письмо Образец

Содержание статьи. Как вести Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Данная функция может исполняться и другим сотрудником. До начала совещания секретарю передают список приглашённых и примерный перечень вопросов.

Участники представляют тезисы докладов. Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола.

Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф.И.О. Явившихся лиц. После начала совещания секретарь зафиксирует окончательный список присутствующих. Запись информации ведётся секретарём совещания по ходу мероприятия. Для того, чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи. Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа.

Если проводится большое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут 2 секретаря. Работа сразу двух специалистов над протоколом поможет ускорить процесс, если совещание затянется. Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения вопросов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В протоколе фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно записываются решения и поручения, которые даёт руководитель отдельным исполнителям.

В статье предлагаем несколько образца письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке. Также имеется пример письменного приглашения на собеседование к работодателю и приглашение к сотрудничеству. В деловых отношениях письмо-приглашение является важным элементом возведения доверительных и уважительных отношений двух сторон. Дату проведения события — встречи, конференции, собеседования, выставки, совещания, официального приема, указывают не только дату, но и точное время; место проведения — информация в письме должна быть достаточной, чтобы у приглашенного не было вопросов относительно того, куда ему идти. Письмо-приглашение – это частный случай письма-извещения, которое используется для приглашения на некоторое мероприятие (выставку,.

Обратите внимание! Доклады и вопросы не нужно записывать слово в слово.

Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчёт за подписью ответственного сотрудника. На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи. В итоге, в протоколе тезисно отражается ход заседания: обсуждённые темы, поднятые вопросы и принятые решения. В некоторых случаях руководители организации требуют именно дословной фиксации каждой фразы.

Это характерно для совещаний в современных компаниях, где на подобных мероприятиях решается большое количество оперативных вопросов. Оформление Нередко можно встретить упоминания о том, что протоколы должны вестись на специальных бланках. Так происходит, если подобные встречи проходят в государственных ведомствах, например, в муниципальных органах власти.

В обычных организациях редко вводятся специальные формы для протоколирования. Исключение составляют особые виды совещаний, например, работа совета директоров акционерного общества. Протокол совещания должен содержать следующие сведения:. Обязательные реквизиты:. дату и номер;. наименование организации;.

вид документа с указанием мероприятия;. место проведения собрания. Также каждый лист нумеруется, чтобы можно было точно проследить ход совещания;. Список присутствующих и их роли. Необходимо указать Ф.И.О. И должность специалиста, ведущего протокол, начальника, ведущего совещания, иных участников совещания.

Вместо него может быть использован явочный лист, где расписываются пришедшие работники;. Если на мероприятии были лица, представляющие другие организации, то их указывают с пометкой «Приглашённые»;. Основная часть протокола состоит из 3-х последовательных блоков:. Слушали.

Указывается Ф.И.О. И должность докладчика, основная тема выступления, краткое изложение сведений выступления;. Выступили.

Фиксируется Ф.И.О. И должность лица, которое задавало вопросы или давало комментарии по существу выступления;. Решили. По результату доклада руководитель даёт поручения или накладывает резолюцию. Решение записывается секретарём подробно, так как оно имеет обязательную силу для сотрудников. Указываются сроки выполнения заданий. Обратите внимание!

Если по решению проводится голосование, то следует записать количество голосов «за», «против» и воздержавшихся без указания фамилий. В конце протокола ставятся подписи секретаря и руководителя совещания. Печать не требуется. Окончательный вариант документа готовится некоторое время после проведения заседания.

Это может занять несколько часов или несколько дней, в зависимости от объёма информации. Далее он подаётся для подписи начальнику, который руководил мероприятием.

После этого протокол рассылается заинтересованным лицам, либо из него делаются официальные выписки с поручениями для конкретных исполнителей. Протокол оперативного совещания Оперативное совещание имеет несколько особенностей:.

Чёткая периодичность проведения (например, раз в неделю в определённое время);. Стабильный состав участников;.

Практически неизменные темы и вопросы;. Короткая длительность. Эти характеристики накладывают отпечаток на составление протокола оперативного совещания.

Секретарь заранее знает алгоритм работы, вопросы, которые будут обсуждаться. Это позволяет ускорить работу над итоговым документом, сформировать большую его часть заранее. Протокол заседания готовится быстро, чтобы документ был сразу подан на подпись руководителю. Протокол оперативного совещания образец Хранение При решении вопроса о хранении протоколов, секретарь должен изучить внутренние документы организации. Так, протоколы совещания совета директоров или общего собрания акционеров акционерного общества должны храниться постоянно. Документы находятся по месту расположения постоянно действующего органа организации. Такой порядок установлен в постановлении ФКЦБ № 03-33/пс от г., в котором содержатся нормы, регулирующие правила и сроки хранения некоторых документов в акционерных обществах.

Обычно протоколы различных собраний хранятся 3 или 5 лет, после чего сдаются в архив и уничтожаются в соответствии с инструкциями. Протокол совещаний – это не элемент ненужной бюрократии. Он помогает участникам собрания не забыть повестку дня и выполнить поручения руководителя в срок. Сегодня существуют электронные ресурсы для оперативной подготовки и рассылки подобных документов.

Поэтому секретарь может быстро и в удобном виде представить готовую версию протокола всем заинтересованным лицам.

Совещание – обязательная часть ежедневной работы организации. И, как любая производственная деятельность, оно нуждается в документационном обеспечении. Видов совещаний, как известно, множество, и классифицируют их по самым разным признакам – от периодичности проведения до количества участников.

Но независимо от вида совещания, его документирование сводится к трем этапам: подготовка, протоколирование и исполнение протокола. Рассмотрим эти этапы подробно с точки зрения оформления документов. Приглашаем на совещание Письмо-приглашение является разновидностью делового письма, а значит, составляется в полном соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

Не будем повторять общие правила оформления реквизитов, коснемся лишь пары особенностей. При заполнении реквизита «Адресат» в письме-приглашении следует помнить, что по ГОСТ Р 6.30-2003 допускается указывать в одном письме не более четырех адресатов. Если же их больше, то к письму прилагается список рассылки. Обратите внимание: список рассылки является неотъемлемой частью письма и вместе с ним высылается всем адресатам. Само же письмо готовится в количестве экземпляров, равном количеству адресатов, плюс один визовый экземпляр, получает один исходящий номер, после чего рассылается (доставляется). При рассылке по электронной почте или факсу достаточно одного экземпляра письма. Если по каким-то причинам организаторы совещания не желают показывать адресатов письма друг другу, выход только один: отправлять по одному письму в каждый адрес.

В этом случае каждое письмо получит собственный исходящий номер. Текст письма-приглашения прост.

Он содержит наименование, тему мероприятия, дату, место и время его проведения, а также координаты контактного лица для уточнения информации. В качестве приложений к письму-приглашению могут быть направлены повестка дня совещания, его программа, информационно-справочные материалы для ознакомления участников и т.п. Приведем пример письма-приглашения на совещание со списком рассылки: Закрытое акционерное общество «Строительная компания Урала» (ЗАО «СКУ») ул.

Челябинск, 234567 Тел./факс: (345)678-90-12, ОКПО 12345678, ОГРН 123 ИНН, КПП 123456789 Руководителям организаций (по списку) № 454/04-08 На №от О совещании Уважаемые господа! В исполнение Приказа Главы города Челябинска от № 454-5/П «О благоустройстве» приглашаем вас принять участие в совещании по вопросу строительства детского спортивного городка «Олимпийский». Совещание состоится в 11:00 по адресу: г. Челябинск, ул. 55, каб.12 (конференц-зал).

Просим вас подтвердить свое участие до 15:00 по телефону (345)678-90-18 или по электронной почте email. Контактное лицо – секретарь директора по строительству Анастасия Полянская. Приложения: 1. Копия Приказа Главы города Челябинска от № 454-5/П на 3 л. Повестка дня совещания на 1 л. Список рассылки на 1 л.

Директор по строительству Рубашкин А.С. Рубашкин А.Г. Полянская (345)678-90-18 Закрытое акционерное общество «Строительная компания Урала» (ЗАО «СКУ») Список рассылки к письму от № 454 /04-08 № Адресат 1 Заместитель Главы города Челябинска по благоустройству Н.А.

Поливанова 2 Председатель общественного совета «Детский спорт» П. Коромыслов 3 Генеральный директор ЗАО «Энерготрест» Е.К. Лужин 4 Генеральный директор ООО «Строительные системы» О.Г.

Петров 5 Советник генерального директора ООО «Карьер» Л.М. Канал отправки (доставки) письма отправитель выбирает по своему усмотрению.

Но в любом случае нужно позаботиться о документальных подтверждениях того, что каждый адресат получил письмо. Собрание на высоком уровне 2 ур. Необходимость проведения собраний в некоторых случаях определяется на законодательном уровне. Так, в соответствии со ст.

32 Федерального закона от № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общее собрание участников общества является высшим органом управления ООО. Согласно статье 34 этого же закона, общее собрание созывается исполнительным органом общества, то есть руководителем. Процедура созыва участников и проведения собрания регламентирована и содержится в Уставе или Положении о порядке созыва и проведения общего собрания участников общества. Согласно общему правилу, руководством организации издается приказ по основной деятельности, в котором ряд работников получает указания по подготовке и обслуживанию предстоящего собрания. Напомним, что по закону уведомить участников общества о предстоящем собрании необходимо не позднее, чем за тридцать дней до его проведения.

Приведем образец такого приказа. Общество с ограниченной ответственностью «Согласие» (ООО «Согласие») ПРИКАЗ 11 марта 2014 г. № 324-ОД Москва О проведении общего собрания участников общества В соответствии со ст. 34 Федерального закона от № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и п. 8.2 Устава ООО «Согласие» (далее – Общество) ПРИКАЗЫВАЮ:. Провести очередное общее собрание участников Общества 28 апреля 2014 г.

По адресу: г. Степанова, д. 45 (конференц-зал), в 11:00. Определить место регистрации лиц, имеющих право на участие в общем собрании участников Общества, по адресу: г. Степанова, д. 42-1 (приемная генерального директора).

Время начала регистрации – 28 апреля 2014 г., 10 часов 30 минут. Определить повестку дня общего собрания участников Общества:.

утверждение годовых результатов деятельности Общества;. принятие решения о распределении чистой прибыли Общества между участниками Общества;. Финансовому директору Тимофееву О.В.

В срок до 17 марта 2014 г. Подготовить следующие материалы для направления в целях ознакомления участникам общего собрания Общества:. годовой отчет Общества;. Помощнику генерального директора Лисицыной А.В. Уведомить участников Общества о проведении очередного общего собрания в порядке, предусмотренном Положением о порядке созыва и проведения общего собрания участников общества, до 21 марта 2014 г. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Котков И.М. Котков С приказом ознакомлены: Финансовый директор Тимофеев О.В.

Тимофеев Помощник генерального директора Лисицына А.В. Лисицына А.В.

Лисицына 10-02 В дело № 01-05 Лисицына На основании этого приказа составляется письмо-приглашение. Копия приказа прикладывается к письму, как и повестка дня, на отдельном листе, отчеты и другие информационно-справочные материалы также прикладываются для ознакомления, список участников собрания – при необходимости. Доставлять подобные письма лучше всего силами курьера, который позаботится об отметке о получении на визовом экземпляре письма, либо отправлять по почте заказным письмом. Протокол Центральным документом совещания, без сомнения, является протокол.

О том, как оформляются протоколы, можно узнать в следующих нормативных документах:. ГОСТ Р 6.30-2003. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. Приказом ФТС России от № 160). Новые статьи.

Текст протокола Различают краткую и полную формы протокола. В краткой форме не фиксируется ход обсуждения вопросов повестки дня и остается только принятое по ним решение.

В полной форме протокола, напротив, скрупулезно записываются темы выступлений, ход возможной дискуссии, результаты голосования и т.д., а уже потом – решение по вопросу. Все зависимости от формы, текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части перечисляются согласно своим функциям присутствующие на совещании лица и указывается повестка дня. Участники совещания вносятся в протокол в следующем порядке:.

Председатель. Прочие присутствующие.

Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке. Если в совещании участвуют представители разных организаций, то фамилии сопровождаются должностями и указанием места работы. Если «Присутствующих» больше 15 человек, список составляется отдельно и прикладывается к протоколу, тогда на самом документе пишется просто: ПРИСУТСТВОВАЛИ: 20 чел.

(список прилагается). «Присутствующих» следует отличать от «Приглашенных» на заседание лиц. Если первые – полноправные участники совещания, принимающие решения по вопросам повестки дня, то «Приглашенные» могут быть вызваны, например, для того, чтобы дать экспертную оценку по какому-либо вопросу, в качестве наблюдателей и т.п. Решений они не принимают. В повестке дня последовательно перечисляются вопросы, которые планируется обсудить на совещании.

В кратком протоколе еженедельного оперативного совещания повестка может и отсутствовать, но если совещание собирается по четко обозначенному вопросу, требующему одного или нескольких решений, то она обязательна. Вопросы повестки должны быть сформулированы предельно емко и конкретно.

Каждый вопрос повестки дня освещается по следующей схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ. Схема может дополняться, например, разделом «ГОЛОСОВАЛИ», разделом «ВОПРОСЫ» или обойтись без раздела «ВЫСТУПИЛИ», но в целом логическая структура протоколирования всегда остается неизменной: сначала вопрос, потом решение. Решение, принятое по вопросу, может быть как нормативным, так и поручительским.

К первым относятся всевозможные «утвердить», «рекомендовать», «принять», «назначить» и т.п., тогда как вторые содержат в себе задачи для определенных исполнителей со сроками исполнения. Конечно, вряд ли в ходе заседания секретарю удастся составить полностью корректный протокол. Скорее всего, будут вестись лишь черновые записи на бумаге и одновременно – звукозапись на диктофон. После совещания секретарь расшифрует свои черновики и составит документ по полной форме. Готовый протокол желательно согласовать с выступавшими на совещании.

Для этого участник проставляет свою визу на левом поле протокола напротив своей фамилии и темы выступления или мнения. После этого протокол подписывается председателем и секретарем.

Приведем образец полного протокола совещания: Журавлева Птицын Закрытое акционерное общество «Агротехника» (ЗАО «Агротехника») ПРОТОКОЛ совещания рабочей группы по разработке и внедрению системы мотивирования работников ЗАО «Агротехника» № 6 №5 Москва Председательствующий: Черных Е.В. Секретарь: Лапина О.П. Присутствовали: Журавлева О.Г., Максимова Р.М., Пашкин П.Р., Рачкова И.Г., Щитков К.И. Приглашенные: Птицын А.А., Яковлева В.И.

ПОВЕСТКА ДНЯ:. Утверждение Положения о материальном стимулировании работников ЗАО «Агротехника». СЛУШАЛИ: Журавлеву О.Г.

Презентация проекта Положения о материальном стимулировании работников ЗАО «Агротехника». ВОПРОСЫ: Пашкин П.Р. Переход на новую систему материального стимулирования планируется осуществлять поэтапно или сразу в полном объеме? Ответ: Внедрение системы материального стимулирования будет производиться поэтапно. Один из этапов – перевод на систему работников центрального офиса с целью выявить особенности перехода и оптимизировать систему для последующего внедрения на всем предприятии. ВЫСТУПИЛИ: Птицын А.А.

Проект Положения о материальном стимулировании работников ЗАО «Агротехника» не противоречит действующему трудовому законодательству. ГОЛОСОВАЛИ: В голосовании приняло участие 7 человек. Вопрос: Представить ли проект Положения о материальном стимулировании работников ЗАО «Агротехника» на утверждение Совету директоров? «За» – 6 человек, «Против» – 1 человек, Воздержалось 0 человек. РЕШИЛИ: Представить проект Положения о материальном стимулировании работников ЗАО «Агротехника» на утверждение Совету директоров. Председательствующий Черных Е.В.

Черных Секретарь Лапина О.П. Лапина С протоколом ознакомлены: Зам. Директора Серегин В.В. Серегин Главный бухгалтер Леонтьева И.П. Леонтьева Начальник отдела персонала Гладкова С.А.

Гладкова Юрисконсульт Васильев Е.П. Васильев В дело № 01-08 Лапина Исполнение протокола: после совещания После того как совещание завершилось, а подписанный всеми нужными лицами протокол составлен, остается выполнить еще ряд действий.

В первую очередь нужно разослать участникам копии протокола. Если все работают в одной организации, достаточно рассылки по электронной почте. Коллегам же из других компаний копия направляется с сопроводительным письмом.

Во вторую очередь нужно составить план выполнения мероприятий по решениям, принятым на совещании, и информировать каждого исполнителя о его задаче и сроке ее выполнения. Делать эту работу обычно приходится секретарю или помощнику председательствующего; он к тому же является и контролером по исполнению задач. Внутри организации задача по протоколу ставится в общем порядке: электронное письмо, задача в СЭД и т.п. Приведем пример информационного письма в другую организацию, в котором излагаются задачи по итогам совещания. Общество с ограниченной ответственностью «СОКОЛ-М» (ООО «Сокол-М») ул.

Киров, 123456, Тел./факс: (5678) 90-12-34, site ОКПО 12345678, ОГРН 123, ИНН, КПП 123456789 № 565-и/14 На №от Генеральному директору ООО «Лагуна» Е.П. Голубенко Об исполнении протокола Уважаемый Евгений Павлович!

Как написать анонимное смс. Общение в виртуальном мире может быть одновременно и веселым, и сложным. Хотя большинство людей ценят. Отправить СМС совершенно анонимно. Разыграть ваших друзей или отправить вашей возлюбленной секретное сообщение. Выбрать время. EPochta SMS - сервис для массовых смс рассылок, позволяющий отправлять анонимные SMS сообщения. Отправить СМС через сайт просто. Бесплатная анонимная отправка SMS-сообщений на Мегафон, Beeline, МТС, Tele2. Отправить анонимное смс. Также предусмотрена отправка СМС с сайта анонимно, что позволит не привлекать внимания клиента к своей персоне, а ориентировать его.

В исполнение Протокола заседания Межотраслевой комиссии по обеспечению безопасности работников вредного производства от № 6 прошу Вас выполнить намеченные мероприятия. Приложение: копия Протокола на 5 л. Генеральный директор Шабанов Л.Е. Карпенко (5678) 90-12-34, доб.

1-89 Итак, мы рассмотрели основные документы, которыми оформляется подготовка, проведение совещаний, а также деятельность после их завершения. Надеемся, что полученная информация поможет вам более эффективно работать с документами и избегать многих распространенных ошибок.

Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право» Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» - портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней Все права защищены.

Отказное Письмо Образец

Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник секретаря и офис менеджера». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197.